10 passos para admissão do seu empregado no eSocial
Muitas pessoas se perguntam se o eSocial criou novas normas trabalhistas e por que tudo está tão diferente e cheio de regras…
O eSocial não alterou a legislação trabalhista, mas ele desnudou o departamento pessoal das empresas, esse que é o problema…
É importante ressaltar que a obrigação de contratação de empresas de medicina e segurança e elaboração dos controles de saúde e meio ambiente do Trabalho sempre existiram, mas não eram informados.
Agora, a informação precisa ser feita.
Agora, a fiscalização do Ministério do Trabalho vai enxergar…
E agora, a empresa precisa se organizar!
Criamos 10 passos para você fazer a admissão do seu empregado no eSocial.
1º Passo – Qualificação cadastral:
Antes de você fazer qualquer entrevista ou conversa com o canditado à vaga, faça primeiro a sua qualificação cadastral.
O que é qualificação cadastral?
É a verificação dos dados do empregado na Receita Federal e na Caixa Econômica Federal.
Você precisa:
– nome completo do empregado;
– data de nascimento;
– CPF;
– número do PIS ou NIT do empregado.
Se o cadastro do empregado estiver com erros, solicite a ele para resolver a inconsistência apresentada.
Se o cadastro do empregado não estiver validado ele não pode ser admitido, portanto, nem comece o processo de seleção antes de fazer a qualificação cadastral.
Primeiro empregado ajusta os seus dados, daí começa o processo de seleção.
O ideal é que a qualificação cadastral seja feita pela própria empresa, que já verifica a inconsistência e passa as orientações para o trabalhador.
A qualificação também pode ser feita pelo escritório contábil, se a empresa desejar.
2º Passo – Consulta médica:
O exame admissional deve ser feito antes do empregado começar a trabalhar.
O empregado não pode fazer “teste”, nem começar a trabalhar sem que um médico diga que ele está apto.
Muitos empregadores acham que contratar uma empresa de medicina e segurança do trabalho é custo, despesa.
Muito pelo contrário, contratando uma boa empresa de medicina e segurança do trabalho, a empresa está se protegendo.
Imagine um empregado que sofre de tonturas, que faz um exame admissional “meia boca”, na empresa de medicina e segurança mais barata possível, onde o médico não solicita exames, não faz um avaliação clínica adequada.
Esse empregado, considerado “apto” pelo exame “meia-boca” vai trabalhar em uma empresa de construção civil. Daí ele sobe em um telhado, tem um acesso de tontura e despenca … E se quebra todo…
O exame médico “meia boca” foi barato ou caro para a empresa???
Portanto, na primeira consulta médica, o médico do trabalho irá solicitar os exames necessários para a função que o empregado irá exercer.
3º Passo – Realização dos exames médicos:
O trabalhador deverá fazer os exames médicos solicitados.
O custo de todos os exames e consultas médicas é todo do empregador.
4º Passo – Retorno do resultado dos exames médicos:
O empregador precisa compreender que os exames médicos muitas vezes não ficam prontos de uma hora para outra. Determinados exames exigidos para algumas funções demoram mais dias para serem realizados.
O prazo do resultado dos exames médicos é um fator muito importante a ser considerado no processo de admissão de um empregado, podendo demorar mais que uma semana dependendo da função, como por exemplo o exame toxicológico do motorista profissional.
5º Passo – Consulta médica com apresentação dos exames:
Assim que todos os exames ficam prontos, o trabalhador deve retornar ao médico para que ele, com base nos exames realizados, verifique se ele está apto ou não. Podendo solicitar ainda exames complementares para dar seu atestado.
6º Passo – Emissão do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional:
Exames prontos e com a sua avaliação, o médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional, conhecido como ASO, definindo se o empregado está APTO ou INAPTO para o trabalho.
É importante saber que no eSocial serão informados os dados deste exame e informações do médico que atestou.
7º Passo – Envio dos documentos do trabalhador para o escritório:
O empregado está APTO. Então agora é hora de começar o processo de admissão.
O departamento pessoal precisa os dados deste contrato, que geralmente são definidos em um formulário ou ficha de admissão e os seguintes documentos do trabalhador:
- Carteira de Trabalho;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Cópia da Carteira de Identidade;
- Certidão de nascimento dos dependentes;
- CPF dos dependentes;
- Cópia da carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos;
- Cópia do comprovante de frequência escolar dos filhos entre 7 a 14 anos.
8º Passo – Definição da data de início do trabalho:
O empregador irá definir uma data para o início do trabalho, sabendo que o departamento pessoal precisa de um prazo para o processo de admissão e sabendo que a admissão precisa ser feita um dia antes do início da prestação de serviços pelo trabalhador.
9º Passo – Envio da admissão para o eSocial:
O departamento pessoal envia a admissão do trabalhador para o eSocial. Não existe admissão retroativa. Se envio hoje, o empregado só pode começar a trabalhar amanhã.
Portanto, se sua empresa for surpreendida pela fiscalização do Ministério do Trabalho não servirá a “mentirinha” que o empregado começou a trabalhar naquele dia, pois a admissão precisa ser feita um dia antes.
É muito importante cuidar muito com isso, pois as multas para empregados sem registro são muito altas:
R$ 800,00 por empregado para empresas optantes do Simples Nacional
R$ 3.000,00 por empregado para empresas não optantes do Simples Nacional.
10º Passo – Data de admissão:
Após a informação para o eSocial, finalmente é o primeiro dia de trabalho do empregado, ou seja, somente após o envio da admissão o empregado pode começar a trabalhar.