Software – tanto se fala em inteligência artificial e tecnologia para agilizar as rotinas, não é mesmo?
Então, resolvi escrever sobre recursos que os softwares mais modernos já estão apresentando para os empresários.
E que podem facilitar e agilizar os processos em suas empresas!
Em primeiro lugar, antes de você escolher uma empresa de software eu aconselho que você verifique a estrutura desta empresa.
Quantos empregados, quantos sócios, qual a capacidade financeira da mesma.
Às vezes contratar com aquele programador que é nosso amigo, é muito legal, ele vai na nossa empresa e tenta fazer o programa personalizado para a gente. Mas …
Vou contar um pedacinho da nossa história …
Nós aqui no Escritório Dreher fizemos isso, contratamos um software de uma empresa pequena, super camarada, que nos auxiliava muito, mas um dos sócios morreu em um acidente de moto e ficamos empenhados em pleno mês de janeiro …
Quase fiquei louca naquele ano…
Depois disso, sempre me preocupei em avaliar a continuação e a capacidade da empresa de software.
Leia um pouquino mais sobre essa história em outro artigo nosso – Software empresarial – 9 motivos para você ouvir seu contador
Então, vamos elencar recursos que um bom software já deve ter:
1 – Inteligência Artificial e Machine Learning
Com técnicas de Inteligência Artificial e Machine Learning sua empresa ficará sempre atualizada com as regras de tributação.
Na hora de emitir a sua nota fiscal de venda ou de revenda de produtos será sugerida a tributação exata para a sua empresa, para a operação que está realizando, para o produto ou mercadoria que está comercializando e para o estado de destino do seu cliente.
O controle das regras “chatas” de tributação pode ser automatizado com as técnicas de inteligência artificial.
Com isso, você ganha muito tempo!!!
2 – Agilidade no cadastro dos novos clientes ou fornecedores
Então, outro recurso bacana que economiza um tempão é o cadastro de forma automatizada do cliente e do fornecedor.
Como assim?
Basta você digitar o CNPJ que o sistema busca em vários banco de dados as informações do seu cliente ou fornecedor e lhe apresenta.
Daí você somente altera aquilo que julgar necessário, sem ter a necessidade de digitar endereço, cidade, CPF, telefone, e-mail, etc ….
3 – Automatização de rotinas em um bom software
Já existem softwares que apenas com um click você fatura, emite as notas fiscais, emite os boletos e já envia nota e boleto por e-mail para cada um dos clientes.
É um processo muito rápido!
Geralmente nos softwares mais tradicionais isso não ocorre, você precisa faturar, conectar com o SEFAZ, gerar o boleto, gerar o arquivo, enviar para o banco e enviar manualmente o e-mail para cada um dos clientes.
4 – Planejamento mensal das suas receitas e despesas:
Então, percebemos que muitos empresários tem um software para emissão de notas e um controle a parte em planilha para gestão da empresa.
E nesta planilha, que é preenchida de forma manual mensalmente, são controladas as receitas e despesas da empresa.
Mas tudo isso é de forma manual, sem nenhuma integração …
O sistema de emissão de notas é um…
E o sistema do contador é outro…
E o empresário tenta buscar informações perdidas por todos os lados …
Então, uma trabalheira, onde você empresário gasta um monte de tempo …
Sendo que tudo isso é um retrabalho!
Tudo poderia ser feito de uma só vez!
Então, com um bom sistema você evita todo esse retrabalho.
Você pode fazer a integração com o seu contador e também gerar relatórios para lhe auxiliar na gestão da empresa, sem a necessidade de ter um controle a parte.
Você pode fazer uma amarração nos lançamentos de forma a gerar todas as suas receitas e todas as suas despesas.
E pode separar por centro de custo, por departamento.
Pode ver se cada setor está dando lucro ou prejuízo …
E pode também criar um fluxo de caixa para lhe auxiliar na gestão financeira!
Abaixo o retrabalho!
Use a tecnologia ao seu favor!
E você pode pensar assim … Um software com tudo isso deve ser caro …
E eu te retorno com a seguinte pergunta:
Quanto vale a tua hora de serviço empresário?
Ou pior ainda, você pode pensar: não preciso me envolver com isso, é o pessoal do faturamento que faz …
E se o pessoal do faturamento pudesse ter mais tempo e executasse outras tarefas em sua empresa, reduzindo seus custos?
Então, sacuda a poeria e a acomodação!
E verifique se não está na hora de investir em tecnologia, de abandonar velhos e improdutivos métodos …
PENSE NISSO!!!
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