Vamos economizar? Novidade – Livro Diário Digital
Convido os mais velhos (pessoas acima de 25 anos) a mudarem a forma de pensar, porque as novas gerações já pensam assim…
Precisamos nos desapegar dos velhos hábitos …
Por que imprimir, se pode ser digital?
Vou apresentar hoje uma novidade, o Livro Diário Digital. Uma nova forma de apresentar a nossa contabilidade.
Vamos economizar com a redução de custos de encadernação e impressão. Vamos gastar menos papel o que é muito bom para o meio ambiente.
Vamos economizar espaço físico em nossas empresas para guardar Livros Diários que eram encadernados.
Em primeiro lugar, o que é Livro Diário mesmo?
O Livro Diário é o resultado da contabilidade que fazemos, ou seja, os lançamentos dia a dia das operações da sua empresa para cada ano.
Todas empresas devem ter uma contabilidade e essa contabilidade (escrituração contábil) é lançada no Livro Diário que deve ser registrado na Junta Comercial do seu Estado.
O Livro Diário é anual, tem uma numeração que deve ser seguida e ele deve ser assinado pelos sócios-administradores da empresa e pelo profissional contábil responsável.
O Livro Diário pode ser digital?
Sim, acreditem. O Livro Diário pode ser digital!
Estamos vivendo um processo de transição, de transformação, várias obrigações/documentos que só conhecíamos de forma física estão se tornando digitais e precisamos mudar a nossa velha maneira de pensar….
Agora até os contratos sociais das empresas são digitais … Confesso que para mim isso ainda é um pouco estranho, mas temos que nos acostumar!
As empresas que não são optantes do Simples Nacional já fazem o Livro Diário Digital através da ECD – Escrituração Contábil Digital.
Validade do Livro Diário Digital
Para efeito de prova e de apresentação, a Junta Comercial disponibiliza um arquivo com Livro Diário autenticado e com as seguranças específicas do meio digital.
Benefícios do Livro Diário Digital
Os benefícios do Livro Diário Digital são os seguintes:
– economia de impressão – com o Livro Diário Digital não vamos ter o custo de impressão das folhas do Livro Diário, que para empresas com muita movimentação geram um gasto excessivo de folhas;
– economia com o custo de encadernação – o Livro Diário precisa ser encadernado e ter suas folhas costuradas para que não possam ser retiradas. Com o Livro Diário Digital não teremos este custo;
– economia de espaço físico – os Livros Diários encadernados devem ser guardados por todo período de vida da empresa, então eles necessitam de um espaço físico adequado para serem guardados pelos empresários, enquanto que o Digital precisará somente de uma mídia para ser guardado, como CD, HD externo;
– rapidez – a emissão do Livro Diário Digital é bem mais rápida que o impresso, a impressão demanda tempo e a encadernação também. Registrar ele na Junta Comercial é muito simples e rápido;
– preservação do meio ambiente – além de economizar com custos de impressão e encadernação, estamos tendo uma atitude de preservação do nosso meio ambiente, evitando o gasto desnecessário de papel;
– comparativo custo da procuração com gasto anual de impressão e encadernação – a assinatura do Livro Digital pode ser por procuração – o custo da procuração, que não tem prazo de validade, será menor que todo o ano gastar com encadernação e impressão do Livro Diário.
Forma de assinatura do Livro Diário Digital
No meio digital é necessária a segurança, a certificação das informações como forma de evitar fraudes.
O Livro Diário Digital precisa ser assinado com e-CPF dos sócios ou através de procuração para contador que tenha e-CPF.
Certificado digital para os sócios – eCPF
O e-CPF dos sócios é o CPF, a Carteira de Identidade no mundo digital, possibilitando a comprovação da identidade de quem assinou, fazendo com que uma transação realizada via internet torne-se perfeitamente segura.
Acredito que em breve, todos os empresários precisarão ter um e-CPF, eis que as Juntas Comerciais querem tornar digitais todos os atos das empresas, portanto, para assinar uma alteração de contrato ou contrato social haverá a necessidade de ter um e-CPF.
O custo para emissão de um e-CPF é mais elevado do que o custo de uma procuração na Junta Comercial, por isso vamos falar sobre a Procuração para assinar os livros digitais.
Entenda melhor o que é um certificado Digital – clique aqui
Veja aqui custos para emissão de e-CPF.
Procuração para Assinatura do Livro Digital
Se você não tem Certificado Digital, como pessoa física, pode passar uma procuração para seu contador, que tem e-CPF, para que ele assine com o e-CPF dele os seus livros digitais.
Essa procuração é específica somente para assinatura dos livros digitais. O representante da empresa precisa reconhecer sua assinatura no Tabelionato por autenticidade.
Vide modelo da procuração para o contador e orientação da Junta do RS – clique aqui
Esta procuração deve ser feita junto a Junta Comercial e ela tem um custo de R$ 71,00, que é menor que o custo de emissão de um certificado digital.
Esta procuração não tem prazo de validade, portanto, o seu custo diluído ao longos dos anos passa a ser menor do que encadernar de forma física o Livro Diário.
O que eu faço eCPF ou Procuração?
Cada empresário deve pensar nas suas particularidades. Mas preciso comunicar que a Junta Comercial do Estado do RS está implantando o Registro Digital Obrigatório (acesse Resolução).
Existe um cronograma de implantação para o interior do RS prevendo que a partir de 01/12/2018 que para constituição, alteração, extinção de empresas será necessário que os sócios tenham e-CPF, certificado digital. É uma grande mudança e envolve custo para os empresários, pois além do certificado digital do CNPJ da empresa, os sócios também terão que ter um e-CPF.
Neste momento, fazer a procuração é mais econômico, mas se esta obrigatoriedade não for prorrogada, talvez o e-CPF para os sócios seja a melhor solução.
Cada empresa deve ponderar estes fatores ao fazer a opção entre procuração ou certificado digital para os sócios.
É hora de pensar!
Essa é a novidade que queria apresentar para vocês hoje, ficando o convite para mudança de pensamento e para economia, porque imprimir se podemos fazer de forma digital ?
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